Pour assurer sa pérennité, une entreprise doit impérativement gérer ses dépenses de manière pertinente et bien réfléchie. A cet effet, et dans un climat économique qui se numérise à outrance, elle peut désormais compter sur une panoplie d’outils. Parmi les solutions technologiques les plus plébiscitées par les départements financiers, citons notamment les outils de gestion des notes de frais, ces derniers étant connus pour leur capacité à simplifier le suivi et l’analyse des dépenses professionnelles. Cela dit, face à la multitudes d’outils de gestion des notes de frais disponibles, une question revient souvent : comment choisir l’outil le mieux adapté à mon organisation ? Éléments de réponse.
La mobilité de l’outil
Selon Rivalis, la mobilité fait partie des facteurs clés à considérer quand il s’agit de choisir un outil de gestion des notes de frais. En effet, les dépenses professionnelles peuvent survenir à tout moment et en tout lieu, que ce soit lors d’un déplacement professionnel ou d’un repas d’affaires. Par conséquent, il faut impérativement que l’outil choisi soit mobile et facilement accessible.
Un outil mobile permet aux employés d’enregistrer leurs dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées, évitant ainsi le risque de perdre des reçus ou d’oublier des dépenses. De plus, une application dédiée sur smartphone simplifie considérablement la saisie des données et favorise une gestion des dépenses en temps réel. Cela offre une visibilité instantanée sur les dépenses de l’entreprise et permet un contrôle plus efficace.
L’option de personnalisation
Chaque entreprise a ses propres besoins et exigences en matière de gestion des dépenses. Par conséquent, l’outil de gestion des notes de frais choisi doit être flexible et personnalisable pour s’adapter à ces besoins spécifiques.
Par exemple, si votre entreprise n’engage pas de dépenses d’hôtel, il serait inutile d’avoir cette catégorie dans votre système de suivi des dépenses. De même, si seuls certains employés sont autorisés à engager certaines dépenses, l’outil doit permettre de configurer ces paramètres.
La personnalisation doit concerner aussi l’interface utilisateur, les rapports et les analyses. Un outil qui offre une grande flexibilité et des options de personnalisation est parfaitement en mesure de s’adapter aux changements et à l’évolution de l’entreprise, garantissant ainsi une utilisation durable et efficace.
L’analyse des dépenses
Au-delà du suivi des dépenses, un bon outil de gestion des notes de frais doit également offrir des fonctionnalités d’analyse. Cela permet à l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble des dépenses, mais aussi de déceler des tendances, d’identifier des problèmes et de prendre des décisions éclairées.
Par exemple, l’outil pourrait permettre de croiser les données pour identifier si certaines dépenses sont disproportionnées par rapport à d’autres, ou si un client ou un projet spécifique génère des dépenses excessives. Ces informations peuvent être précieuses pour ajuster les politiques de dépenses, allouer les ressources de manière plus efficace et améliorer la rentabilité de l’entreprise.